Секретариат

Основные задачи и функции секретариата

ФКУ ДПО Томский ИПКР ФСИН России

Основные задачи секретариата:

Организация и контроль за соблюдением установленных правил ведения делопроизводства сотрудниками и работниками института (в том числе электронного), порядка обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. 

Организация, обеспечение работы и ведение архивного дела в институте.

Комплектование документами института (дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения , в том числе по личному составу) и организация их хранения.

Учет и обеспечение сохранности архивных документов института.

Использование хранящихся в архиве документов института. 

Организация личного приема граждан в институте, а также учета поступающих в институт письменных, устных предложений, заявлений и жалоб граждан.

Документационное обеспечение деятельности структурных подразделений и начальника института.

Внедрение современных технологий и программно-технических комплексов при подготовке, обработке и хранении документов института, в том числе архивных.

Организация проведения служебных проверок по фактам нарушения правил ведения делопроизводства  и обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

Функции секретариата:

Секретариат обеспечивает:

Прием и первичную обработку (проверка правильности доставки и целостности вложений, фиксация факта поступления документа) поступающего в институт документов. 

Обработку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе обращений, принятых на личном приеме, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности.

Своевременное рассмотрение и подготовку служебных документов на доклад начальнику института, а также направление поступивших служебных документов, не требующих доклада начальнику института, на рассмотрение заместителям начальника института и начальникам структурных подразделений института. 

Контроль:

исполнения поручений начальника института (лица, временно исполняющего его обязанности) для обеспечения выполнения законодательных и иных нормативных правовых актов Российских Федерации, поручений ФСИН России;

соблюдения установленных Инструкций по делопроизводству правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан, а также обеспечением сохранности служебных документов  институте;

подготовки ответов на предложения, заявления, жалобы граждан и обращений организаций, а также других запросов и обращений;

исполнения протокольных мероприятий руководства института, плана основных организационных мероприятий института;

ведения делопроизводства в структурных подразделениях института, соблюдения установленного порядка работы (разработка, хранение) с несекретными и ограниченного распространения документами;

порядка изготовления учета, хранения и пользования печатями и штампами в институте;

правильности формирования, качества оформления дел, своевременности предоставления  их в архив структурными подразделениями института;

выполнения требований нормативных документов по ведению общего делопроизводства и архивного дела в институте;

Проверки состояния работы с документами, в том числе ограниченного распространения, а также организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях института и оказание им соответствующей практической помощи.

Обобщение и анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в институт и создаваемых в нем, в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительной дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Организацию (подготовка и исполнение государственных контрактов (договоров)) отправки и доставки документов института через отдел Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Томске,  Управление специальной связи по Томской области, Управление федеральной почтовой связи по Томской области, а также по каналам электронной связи.

Рассмотрение и согласование представляемых номенклатурных дел структурных подразделений института.

Формирование и ведение номенклатурных дел института.

Принятие, учет, сохранность и использование структурными подразделениями института архивных (секретного и несекретного делопроизводства) документов, а также систематизацию и размещение документов, поступающих на хранение.

Комплектование архивных фондов.

Проведение работ по автоматизации процессов учета, хранения и использования архивных документов.

Ведение учета документов и фондов, находящихся на хранении в архиве института.

Подготовку хранящихся в архиве документов института к проведению экспертизы ценностей с целью определения их практического и иного значения, отбор к  уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

Подготовку и представление сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

Поиск и подготовку материалов по запросам организаций и заявлениям граждан, выдачу в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива, а так же составления архивных справок.

Координацию работы, оказание практической и методической помощи структурным подразделениям института, в подготовке дел к передаче на архивное хранение.

Обобщение, анализ и подготовку материалов об изменениях в составе и объеме фондов института, паспорта архива.

Секретариат организует:

Протокольные мероприятия руководства института.

Подготовку плана основных организационных мероприятий института.

прием граждан руководством института.

Несекретное делопроизводство, архивное дело в институте.

Секретариат вносит предложения руководству института по совершенствованию делопроизводства, в том числе по оптимизации документооборота.

Начальник секретариата - старший лейтенант внутренней службы Волкова Екатерина Борисовна 

Контактный телефон: (3822) 46-74-91

Факс: (3822) 46-74-91

Местонахождение: 634057, Томская область, г. Томск, ул. Говорова, д. 10.

Электронная почта: institut@70.fsin.gov.ru